İleti Yönetim Sistemi (İYS), 6563 Sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca, ticari elektronik ileti (SMS, e-posta, arama) gönderen tüm hizmet sağlayıcıların izinli alıcı veritabanlarını merkezi bir platformda toplamak ve yönetmekle yükümlü olduğu ulusal sistemdir.
Tüketicilerin İYS üzerinden diledikleri zaman izinlerini geri alabilmesi (ret/opt-out), şirketlerin numara listelerini sürekli güncel tutmasını zorunlu kılar. İYS veritabanı temizliğinin aksatılması ve izin veritabanı senkronizasyonunun yapılmaması, izinsiz ileti gönderimi kaynaklı yüksek idari para cezalarına ve operatör seviyesinde hat engellemelerine yol açar.
Bu makalede, İYS veritabanı temizliğinin adımlarını, müşteri izin yönetimi süreçlerini ve otomasyon stratejilerini detaylandırdık.
1. İYS Veritabanı Temizliği ve Senkronizasyonu Neden Gereklidir?
Müşteri listenizde yer alan telefon numaraları zamanla geçerliliğini yitirebilir veya müşteriler izin durumlarını değiştirebilir. Temizlik yapılmadığında şu riskler ortaya çıkar:
-
İzinsiz İleti Cezaları: Müşteri İYS web/e-Devlet portalı üzerinden iznini kaldırmış ancak siz kendi listenizde güncellemediyseniz, atılan ilk SMS izinsiz ileti sayılır.
-
Maliyet Kaybı: İzin vermeyen, numarasını kapatmış veya hatalı tanımlanmış kullanıcılara gönderilen SMS’ler için boş yere kredi harcanır.
-
DLR ve Teslimat Oranı Düşüşü: Pasif ve hatalı numaralar, SMS sağlayıcınız üzerindeki genel iletim başarınızı (% Delivery Rate) olumsuz etkiler.
2. İYS Veritabanı Temizliği Nasıl Yapılır? (Adım Adım)
Adım 1: İYS Çift Yönlü Senkronizasyonu (Sync)
İYS temizliğinin temel kuralı, şirket veritabanı (CRM/E-Ticaret) ile İYS veritabanının anlık veya periyodik olarak haberleşmesidir.
-
İYS’den Çekme (Pull): İYS API’si üzerinden günlük/haftalık olarak ret ve izin durum değişiklikleri çekilir. İYS üzerinde “RET” durumuna geçen numaralar şirket veritabanında pasife alınır.
-
İYS’ye Yükleme (Push): Web sitesi, fiziksel mağaza kasa OTP’si veya formlar üzerinden yeni alınan izinler en geç 3 iş günü içinde İYS’ye bildirilmelidir.
Adım 2: Hatalı ve Pasif Numaraların Ayıklanması
-
DLR (Teslim Raporu) Temizliği: SMS sağlayıcınızın paneli üzerinden üst üste teslim edilemeyen (Örn: Undelivered, Invalid Number, Absent Subscriber) numaralar tespit edilerek kampanya listelerinden çıkarılmalıdır.
-
Kapanmış/Taşınmış Hat Tespiti: GSM operatörleri tarafından kapatılan veya başka kişilere devredilen numaralar için İYS üzerindeki kayıtlar geçerliliğini yitirir.
Adım 3: İzin Kaynağı ve İspat Loglarının Denetimi
İYS’ye aktarılan her iznin bir onay kaynağı (Web, Fiziksel Mağaza, Çağrı Merkezi, Anket vb.) ve onay tarihi bulunmalıdır. Olası bir şikayet durumunda Ticaret Bakanlığı’na sunulmak üzere bu loglar saklanmalıdır.
3. İYS Senkronizasyonunda Sık Yapılan Hatalar
-
Manuel Excel Yüklemelerinde Gecikme: Müşteriden alınan izni veya ret talebini İYS’ye 3 iş günü içinde işlemeyip haftalar sonra yüklemek yasal ihlal oluşturur.
-
Çıkış Taleplerini Sadece Kendi Panelinde Tutmak: Müşteri size SMS atarak “Beni listeden çıkarın” dediğinde, bu işlemi sadece kendi CRM’inizde değil, İYS veritabanında da “RET” olarak güncellemelisiniz.
-
Tranzaksiyonel Mesajları Pazarlama İzniyle Karıştırmak: Kargo takip SMS’i veya OTP kodu için İYS izin sorgusu yapmaya gerek yoktur. Ancak pazarlama SMS’i atılacaksa İYS kontrolü şarttır.